언제 어디서나 다양한 디바이스로 업무 효율 높이는 오피스 365, MS 오피스 365 핸즈온

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소프트웨어 | 언제 어디서나 다양한 디바이스로 업무 효율 높이는 오피스 365, MS 오피스 365 핸즈온

권경욱 기자 0   0

한국마이크로소프트(한국MS, Microsoft)는 9월 24일(화) 오후 서울 광화문 본사에서 MS 오피스 365(Office 365) 핸즈온 세션을 진행했다.


이날 진행한 오피스 365 핸즈온 세션에서는 AI와 클라우드를 기반으로 다양한 인텔리전트 기능을 통해 최적의 사용자 경험을 제공하는 오피스 365의 핵심 인텔리전트 기능 소개와 함께 전문 강사를 통해 오피스 365를 직접 체험하는 자리가 마련됐다.


MS 오피스 365는 대표적인 업무 효율성을 높여주는 소프트웨어로 전 세계 12억 명이 사용할 만큼 널리 알려졌으며 인공지능(AI)와 클라우드 환경을 도입해 보다 향상된 사용자 경험을 제공하면서 인터넷을 통해 언제 어디서나 다양한 디바이스를 통해 업무 효율성을 높일 수 있는 것이 특징이다.




MS 오피스 365 전반에 대해 소개한 마이크로소프트 윤진섭 이사


마이크로소프트 윤진섭 이사는 MS가 임직원 역량 강화를 시작으로 팀워크 개선, 통합 업무 환경을 비롯해 인텔리전트 보안과 같은 분야에 집중 투자를 통해 효율적인 업무 및 보안 환경을 만들기 위해 노력하고 있다고 밝혔다. 또 오피스 365가 업무 및 작업에 필수적인 프로그램으로 AI와 클라우드 도입을 통해 보다 효율적이고 통합 작업 환경, 공유 및 공동 작업이 가능하며 오피스 365는 통합 업무환경과 단일화 관리와 체계화, 보안 강화가 이루어진 것이 특징이라고 전했다.





오피스 365는 전 세계 1억 8천만 명이 매달 4,700억 개의 이메일, 5억 6천 개의 파워포인트 슬라이드, 1억 개의 엑셀 차트를 생성하고 있다. 또 오피스 365와 결합해 안전한 단일 허브에서 채팅과 회의, 통화 서비스 등을 이용할 수 있으며 AI 기능을 통해 빠르고 유연한 업무 처리를 지원한다. 


팀즈는 포춘 100대 기업 중 91곳이 사용하며 하루 1,300만 명의 사용자가 이용하고 있다. 워드(Word)와 엑셀(Excel), 파워포인트(PowerPoint), 아웃룩(Outlook)과 같은 소프트웨어와 원드라이브(One Drive), 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams) 등을 제공해 하나의 디바이스에 구애받지 않고 PC와 맥(Mac), 모바일 기기를 비롯하여 태블릿과 같은 다양한 장치에서 업무 일관성을 유지하고 콘텐츠 제작과 공동 및 공유 작업이 가능하다.


특히 오피스 365는 AI와 머신러닝 기능을 바탕으로 이전보다 지능적이면서 효율적인 작업이 가능한 다양한 인텔리전트 서비스를 제공하며 오피스에 탑재한 AI 서비스 아이디어스(Ideas)는 파워포인트 작업에서 효과적인 디자인과 배치 또는 이미지를 추천하며 워드는 그래프의 AI를 사용, 엑셀은 그림이로부터 데이터 사입(Insert Data from Picture) 기능을 통해 손으로 그린 차트나 프린트물을 엑셀 스프레드스트로 변환하거나 신속한 작업이 가능하다. AI를 탑재한 엑셀 데이터 타입(Data Type in Excel)은 웹 상의 분석 데이터, 기업의 정보나 주가, 환율, 인구와 지형도 등을 자동으로 인식해 스프레드시트로 구현할 수 있어 업무 생산성을 향상해준다.




또한 오피스 365는 업무 생산성을 높여주는 동시에 최상의 보안 수준으로 신뢰성을 높여준다. MS는 고객 지원 및 개인정보 보화와 관련해 가장 신뢰도가 높은 기업 중 하나로 클라우드 제공 업체 중에서도 GDPR을 포함 1,000개 이상의 규정 준수 범위를 제공한다. 인텔리전트 보안 강화와 피싱, 악성코드 등에 대한 대응을 해주며 다양한 보안 기관과 협업을 통해 안전한 업무환경을 만들어준다. 오피스 365 데이터센터 인프라에는 연간 3조 원을 투자할 만큼 적극적이며 서로 다른 국가에 이중화된 데이터센터를 통해 더욱 안전한 정보 보호가 가능하며 보안 툴로는 비즈니스용 원드라이브 파일 복원 및 랜섬웨어 방지, 링크 검사, 이메일 제어, 이메일 암호화, 데이터 손실 방지 정책 등을 제공한다.


비즈니스용 원드라이브 파일 복원 및 랜섬웨어 방지 도구에서는 감임여 의심되는 시점 이전으로 파일을 복원하거나 랜섬웨어 공격을 감지하면 이미엘로 알람을 보내 피해를 줄일 수 있게 해준다. 링크 검사는 오피스 365 관리자가 링크를 자동으로 검사해 악성코드에 감염되면 경고창을 표시한다. 이메일 관리는 초기 발신자가 민감한 정보가 빠져나가지 않도록 파일을 제어해주며 이메일 암호화 기능으로 일회용 함서 설정을 통해 개인 정보 보호가 가능하다. 데이터 손실 방지(Data Loss Prevention, DLP) 정책을 적용해 보안이 필요한 데이터를 자동으로 감지하고 보호할 수 있게 해준다.





마이크로소프트 팀즈(Teams)는 단순한 기능을 모아 놓은 소프트웨어에 그치지 않고 다양한 업무에 이용 가능하도록 해주며 웹상으로 보다 유연한 협업 환경을 만들 수 있도록 해주는 메신저 기반의 협업 솔루션이다. 디지털 소통 허브로 플랫폼으로 자리잡도록 수많은 앱을 지원하며 인사관리와 임직원 업무 취합 등과 같은 업무 지원과 약간의 코딩 지식으로 코딩을 가능하게 해주는 파워플랫폼을 제공하며 깃허브(GitHub)로 다양한 오픈소스 기반 앱 지원 등 다양한 개발 플랫폼 연계와 연결 역할, AI 도입을 통해 적응형 환경을 만들어준다. 


팀즈의 기능 중 인라인 메시지 번역 기능은 클릭 한 번에 40개 이상의 언어를 번역해 글로벌 협업 및 유연한 의사소통을 돕는다. 녹음 및 받아쓰기 기능을 통해 미팅 내용을 녹음하고 자동으로 내용을 문자 변환해 회의 아젠다를 쉽게 기록하고 공유한다. 사용자 배경 지정 기능은 외부에서 화상 통화를 하면 주변 방해 요소를 최소화한다. 얼굴 인식을 통해 배경을 흐리게 처리함으로써 원격 회의를 더욱 효율적으로 이용할 수 있게 해준다.



MS 오피스 365 교육 세션을 진행한 고현정 이사


오피스 365 교육 세션을 진행에 사용한 MS 서피스


이어 고현정 이사는오피스 365 교육 세션을 진행했다. 설문 조사를 시작으로 오피스 365가 가진 다양한 기능들을 이론과 직접 실급 과제를 통해 설명해 기능과 사용에 대한 이해도를 높였다. 제시한 설문조사는 2가지 질문으로 세대를 짐작할 수 있는 주관식 질문(다음 노래 가사 '여보세요~' 뒤에 들어갈 가사는? 디바 하면 떠오르는 건?)들로 이루어졌다.


오피스 365는 인터넷이 연결되면 언제 어디서나 다양한 디바이스를 이용해 사용 가능해 편리하다. 오피스 365가 제공하는 설문 조사 기능은 엑셀과 연계되어 바로 표시가 가능해 효율성을 높일 수 있으며 파워포인트의 아이디어스는 손쉽게 자료에 사진과 글 추가가 가능하며 자동으로 내용에 맞는 디자인을 찾아준다. 하얀 배경에 글만 있는 내용은 자동 분류와 그래픽 효과를 통해 발표자가 파워포인트를 능숙하게 사용하는 것과 같은 효과를 제공해주며 아이디어스는 이미지와 글 디자인을 보기 좋게 만들어준다.




자동 디자인 맞춤, 디자인 아이디어


벡터이미지의 아이콘은 다양하게 선택 가능하며 벡터이미지 특성상 크기 조절에도 이상 없이 사용 가능하다. 다만 라이선스 사용에 대해서는 의견이 분분해 주의해 사용해야 한다. 모핑(전환) 기능은 슬라이드에 전과 후의 페이지를 물흐르듯 자연스럽게 이어주는 효과로 애니메이션을 보는 것과 같은 효과를 통해 보다 효과적인 발표가 되도록 도와준다.




원드라이브는 글을 쓰는 사용자가 어려워하는 부분 중 하나인 맞춤법과 문법 검사 기능을 제공한다. 검토를 이용해 사용 가능하며 작성한 글에 문법이 맞지 않거나 맞춤법이 틀렸다면 자동 밑줄이 생성되어 교정하도록 해주며 전문 언어 등 특정 언어, 자주 사용하는 용어 등을 등록해 활용할 수도 있다. 드래그 앤 드롭으로 손쉽게 사용 가능하며 워드 내에서 번역 일부 또는 전체가 가능하며 AI를이용해 번역하고 언어 자동 감지, 영어번역과 워드 문서 번역, 한국어 번역과 자동 문서 완성, 대상 선택과 바로 붙여넣기 등을 통해 활용이 가능하다.




원드라이브는 1기가의 저장 공간을 제공해 USB 메모리 휴대와 같은 불편함을 줄여준다. 회사 내에서 많은 사용자의 공유, 워드에서는 공유 버튼을 통해 기획안, 제안서 등 공유 편집과 작업이 자유롭고 작업을 공유해 같이 동시 작성도 가능하다. 컴퓨터와 모바일 기기 등 동시 사용도 가능하며 공유자의 원드라이브에 작성 파일이 보관되며 권한에 맞게 이용 가능하다. MS 닷컴 계정으로도 이용 가능하며 상대방은 아웃룩 외에도 다양한 메일을 이용하며 오피스 없이도 이용 가능한 것이 특징이다. 이력은 500개가 보관되고 버전 기록에 남고 500개 이후에는 1번 단계부터 순차적으로 없어지고 이어진다.





엑셀 기능은 데이터 빠른 채우기 등 AI 기능으로 특정 데이터를 입력 후 컨트롤+E 조합으로 데이터를 채워준다. 자료 기본 입력이 필요하며 원하는 만큼의 입력이 필요하다. 차트 추천 기능의 예측 시트는 데이터 예측 시트 선택으로 이용 가능하며 데이터가 정확할수록 양질의 결과를 얻을 수 있다. 추세선보다 쉽게 분석해 명확하게 표시해준다. 웹-엑셀간 데이터 연결 기능은 PC 버전에서만 사용 가능한 기능으로 환율이나 외화 등의 변화 추이를 보다 쉽게 파악할 수 있게 해준다. 이처럼 오피스 기능 중 데스크탑에서만 이용 가능한 기능도 존재한다.




팀즈는 웹상으로 연결된 곳이라면 한 곳에서 모든 것을 가능하게 해줘 업무의 편의성을 향상할 수 있다. 대화 기능으로 봇-Meekan은 일정 관리로 캘린더 자동 이용과 미팅을 이용 가능하다. 다자간 대화와 화상 회의 기능도 제공한다. 원노트에서는 회의 중 오디오나 화면 녹화 등의 기능을 제공해 업무에 효과적으로 이용할 수 있다. 공유 기능은 내보내기를 통해 다양한 파일로도 저장 가능해 모바일이나 PC 등 다양한 플랫폼에서 이용 가능하다.





마지막으로 폼즈(forms) 설문 조사 기능을 이용해 공유하는 방법도 소개했다. 폼즈 설문 조사 기능은 손쉽게 설문 조사 문항과 답을 작성 가능하며 작성한 설문은 링크 공유를 통해 이메일 등으로 설문 조사 대상자에게 보내 설문에 참여하면 설문 조사 결과도 함께 볼 수 있는 기능을 제공해 얼마나 많은 사용자가 참여했는지와 설문 평균 시간, 설문 응답 상태 등을 파악할 수 있다. 엑셀로 이러한 결과를 불러와 데이터를 활용할 수도 있다.


한편 MS 온라인에 가입하면 무료로 오피스 기능을 이용 가능하며 팀즈도 유료 버전과 기능 제한은 있지만 다수의 기능을 활용해 업무 효율성을 높일 수 있다.

 

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